Weinig MSP's zullen zeggen dat hun facturatie niet op orde is. En toch hoorden we dit kwartaal opvallend vaak verhalen die op hetzelfde neerkomen: geld dat ongemerkt wegloopt tussen inkoop en verkoop.
Een paar voorbeelden uit onze gesprekken, geanonimiseerd. Een MSP ontdekte bij het nalopen van een inkoopfactuur dat een verbinding al maanden niet aan de klant werd doorbelast. Een andere MSP legt iedere maand zijn Microsoft-factuur naast de facturen van zijn klanten om te controleren of de aantallen nog kloppen. Weer een ander miste net een opzegdatum en zit nu een jaar vast aan licenties die de klant niet meer gebruikt. En bij een MSP die werkt met een leveranciersportal waarin je per dienst aanvinkt of die naar de eindklant gefactureerd moet worden, betekent één verkeerd vinkje dat een dienst uit beeld verdwijnt, terwijl hij wel op de inkoop blijft staan.
Geen van die verhalen gaat over slordigheid. Het zijn ervaren ondernemers. Het probleem is dat de informatie verspreid staat over te veel systemen: PSA, RMM, leveranciersportals, Microsoft, billing en spreadsheets. En wat verspreid staat, valt tussen de kieren.
De logische reactie is om alles te koppelen. Dat helpt, maar het lost niet alles op. Een MSP verwoordde het treffend: je kunt nog zoveel koppelingen hebben, de vraag is hoe je alles volledig in een structuur giet en daar grip op houdt. Een uur gaan zitten en alles checken lukt prima. Maar over twee maanden moet je het opnieuw doen.
Koppelingen verplaatsen data. Ze controleren niet of die data klopt. Daarvoor heb je een vaste werkwijze nodig.
Structureel grip op inkoop en verkoop levert meer op dan alleen teruggevonden marge. Je weet zeker dat je klanten correct worden gefactureerd, wat vertrouwen opbouwt. Je ziet sneller welke klanten groeien of krimpen. En je hebt een betrouwbare basis voor gesprekken over prijswijzigingen, renewals en uitbreidingen.
Waar staat jouw MSP?
In een benchmarksessie brengen we samen in kaart waar bij jouw MSP de grootste risico's op margelekkage zitten, en welke stappen het snelst opleveren. Geen nieuwe tool als eerste stap, maar grip op wat je al hebt.