Managed service providers (MSP's) bieden een scala aan services, waardoor het maar al te gemakkelijk wordt om ingewikkeld te worden als het gaat om facturering. Van hardware- en softwarelicenties tot serienummers tot uren van technici, de typische MSP-factuur kan een verscheidenheid aan regelitems bevatten.
Zonder een geweldig MSP-factureringssysteem, worden werknemers geconfronteerd met een frustrerende strijd om al deze onderdelen in elkaar te zetten. En de kans is groot dat ze iets missen, wat leidt tot onjuiste rekeningen, dubbele rekeningen en algemene inefficiëntie - dit alles vertraagt je bedrijf en ziet er niet professioneel uit voor klanten. Plots zit je gevangen in wat we de silo's van chaos noemen.
Na verloop van tijd maken deze inefficiënties de bedrijfsgroei moeilijker en voorkomen ze dat MSP-medewerkers zich concentreren op het werk dat ertoe doet. Een cloudgebaseerd factuur- en factureringssoftware voor beheerde services is een must-have voor MSP's die het leven van werknemers gemakkelijker willen maken, klanten willen verrassen met uitstekende en tijdige service en hun bedrijf willen laten groeien.
We kijken naar vier manieren waarop een MSP-factureringssysteem jouw bedrijf ten goede kan komen.
Verstuur facturen sneller
Het samenstellen van een factuur kan verrassend lang duren, zelfs als het voor een vaste klant is. Van het verzamelen van een uitgebreide lijst van alle verleende diensten tot het berekenen van de kosten van technicus' tijd tot het invullen van elke regel van de factuur. Het is niet moeilijk om uren te besteden aan het genereren en verzenden van facturen, ommige MSP's stellen zelfs nog handmatig offertes op in Excel.
Geweldige factuur- en factureringssoftware voor beheerde services lost al die chaos in een handomdraai op.
Met sjablonen, automatisch ingevulde velden en integraties met tools voor remote monitoring en management (RMM), oplossingen voor professionele serviceautomatisering (PSA) en andere belangrijke bedrijfstoepassingen, vereenvoudigt een MSP-factureringssysteem het proces voor het opstellen van facturen. Zo zorg je dat de rekeningen altijd op tijd de deur uit gaan, zodat je een stap dichter bij je betaling bent.
Laat rekeningen professioneler uiten
Over sjablonen gesproken, MSP-factureringssoftware voegt een professionele uitstraling toe aan alle facturen. Van het logo van je bedrijf tot duidelijk omschreven services en meer, deze facturen zijn ontworpen om er officieel, georganiseerd en professioneel uit te zien.
Met goede MSP-factureringssoftware kun je ook met één klik op de knop facturen - bij voorkeur in de cloud - rechtstreeks naar klanten verzenden. Dit staat ver af van een handgemaakt Excel-bestand dat bij een e-mail is gevoegd. Bovendien kun je automatische herinneringen instellen wanneer de vervaldatums eraan komen, zodat jij sneller betaald wordt.
Zorg dat rekeningen volledig zijn
Het is tijd om een factuur te sturen. Jouw technici haasten zich om een uitgebreide lijst samen te stellen van alles wat de afgelopen maand is gebeurd. Na het minutieus opstellen van de factuur en het versturen naar de klant, ontdekt iemand dat een technicus vrij was, of een hardware-aankoop of softwarelicentie over het hoofd was gezien. Terug naar de tekentafel. Je team heeft in dat geval tijd verspild en de klant is gefrustreerd dat ze nu twee facturen in handen hebben. Komt dit je bekend voor?
Omdat goede MSP-factureringssoftware kan worden geïntegreerd met de verschillende tools en functies van je organisatie, zijn fouten veel moeilijker te maken. Urenstaten en inkooporders van technici worden in het systeem gekoppeld. Service Level Agreements (SLA's) worden duidelijk bijgehouden. Terugkerende items worden automatisch ingevuld. SKU's en licentietellingen zijn nauwkeurig. De kans op handmatige menselijke fouten is veel kleiner, waardoor je jouw klanten minder fouten voorlegt.
Minder facturatiegeschillen leiden tot meer geld op zak. Uit een Forrester Total Economic Impact™-onderzoek van het ConnectWise platform bleek zelfs dat dit platform de productiviteit van financiële teams met 25 procent verbeterde door het verminderen van ruzies over rekeningen, wat leidde tot een gemiddelde besparing van maar dan €200.000 in maar drie jaar.
Bespaar de tijd van je medewerkers
Alle bovenstaande activiteiten, van het opsporen van urenstaten tot het vinden van serienummers tot het dubbel controleren van bestellingen, kosten de tijd, motivatie en energie van technici. Met handmatige facturering besteden technici hun werkdagen aan het doorzoeken van documenten in plaats van zich te concentreren op interessante technologische uitdagingen en het oplossen van problemen van klanten. En jouw bedrijfsontwikkeling en sales medewerkers besteden tijd aan het samenstellen van facturen, in plaats van het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het maken van voorstellen.
Een MSP-factureringsoplossing neemt een enorme last van werknemers weg. Met sjablonen, automatisering, integraties met de belangrijkste serviceoplossingen, cloudgebaseerde facturering en automatische herinneringen krijgen werknemers (en leiderschap) kostbare tijd terug om zich te concentreren op wat het belangrijkst is.
Facturering en facturatie: de basis van groei
Elk bedrijf moet betaald worden om het licht aan te houden, werknemers te compenseren en op te schalen. Maar facturering mag nooit een grote aanslag op de tijd of het moreel van werknemers worden.
Zonder een geweldige MSP-factureringsoplossing kunnen MSP's tijd besteden aan het moeizaam samenstellen van een factuur over meerdere werkstromen, services en teams. Door een factureringstool te implementeren, kunnen MSP's zich houden aan best practices op het gebied van facturering, factureringsproblemen verminderen, efficiënter en met minder gebieden factureren en uiteindelijk het werk van werknemers gemakkelijker maken.
Wil je meer weten hoe je jouw processen effectiever en veiliger kunt inrichten? Of meer informatie over het gebruik van factureringtools? Download dan de PSA buyers guide via onderstaande knop of neem contact met ons op via dit contactformulier.